翻译图书索引制作的一种方法
作者：汪仁学
中国编辑 2008年第6期
索引，是将文献中的字、词、句、人名、地名、书名、主题等具有检索意义的事项著录成简括的条目，注明其出处和卷次页码，并按照一定方式有序编排起来。以供检索的工具。本文主要针对翻译版图书，与编辑同仁共商如何利用原著索引、word和excel工具制作中文版图书索引。
目前，国内市场上的科技图书绝大部分都只有一个单一层次的关键词索引，信息量有限。而一些欧美出版公司出版的图书的索引，尤其是一些国际上知名的科技出版公司出版的图书的索引，条目系统而全面，往往有多个层次，含有非常丰富的信息，检索方便。具有很高的实用价值。如果能按照原著的索引条目制作成中文版的索引，将会大大地提高翻译图书的使用效率。
如果直接翻译原著的索引，会存在三个方面的问题：①索引条目与正文的统一；②所有索引条目的页码需要按中文版进行标注；③索引条目按中文习惯进行重新排序。
这三个问题实际上是索引制作的核心。这也为制作中文版索引提供了思路和做法：在确保索引条目翻译准确的前提下，根据原著索引的页码查找中文版索引页码；具体做法是将原著索引按页码重排，然后依次查找并填写相应的中文条目所在页码，再按中文习惯对中文条目进行排序，即可生成中文版索引。
一、索引条目与正文的统一
对于原创著作而言，索引条目是直接选录正文关键词句编排而成，不存在统一的问题。但对于翻译图书而言，比较容易出现同一个关键词句前后翻译不一致的问题。对于这一问题，可有以下两个解决途径：①翻译索引条目。由于索引条目基本上囊括了一本书的关键词，可以在全书正文翻译之前，先将索引翻译出来，并以所翻译出来的条目作为正文翻译的关键词统一标准，即可以保证索引条目与正文的统一。②复核索引条目。索引条目翻译后还需要根据校样填写中文版页码，可在查找页码同时核对索引条目与其正文中的表述，如有不同按正文统一即可（参见下节中“2、中文页码的填写与条目合并”）。两条途径联合应用效果更佳。
二、标注中文页码
翻译版图书原著的索引往往是逐级按字母顺序排列的，其页码杂乱无章，据此来查找清样的页码是不现实的。如果能对原著索引按页码进行重新排序，然后顺序查找清样页码。则相对要容易得多。这可以应用excel强大的排序功能来完成。
在翻译索引之初，我们可以先建立一个excel工作表，表中第一行定义5列：①条目顺序；②条目级别；③原著条目；④中文条目；⑤原著页码。将该excel工作表命名为“索引”。
在“原著条目”列录入原著索引所有条目，然后在“条目顺序”列依次顺序为原著条目编号，并在“条目级别”列按原著条目的层次分别标明相应的级别，以数字“1，2，3……”表示。“中文条目”列中录入索引的译文。在第5列中录入原著索引页码，如果有多个页码，在录入时注意用“、”分隔页码，用全角符号“～”表示起止页码，以避免excel自动变更数字格式。对于特别大量的索引，可以分割成几个文件重复进行类似操作。
1、原著索引按页码重新排序
A、条目与页码一一对应
由于每个条目可能有多个页码，需要将其按页码进行拆分，使每个页码单独对应一个条目。设定页码之间以顿号隔开，对工作表作如下处理：
（1）将第1-5列所有内容复制。
（2）新建一个word文档，命名为“索引2”。
（3）将所复制内容在“索引2”中选择性粘贴为无格式文本。
（4）在“索引2”中进行统一替换：
（a）查找内容为“、^#”，替换为“^p→→→→^&”；
（b）查找内容为“→、”，替换为“→”；
其中“→”表示制表符。这两步替换使得每个索引条目后的第2个及第2个以上的页码单独占一行，不过每个页码还没有相对应的索引条目。
（5）全选“索引2”内容，执行“文本转换成表格”，其中“文字分隔位置”选“制表符”。
（6）另建一个excel工作表，命名为“索引3”。
（7）将“索引2”表格中的内容全部复制粘贴到 “索引3”中。
（8）在“索引3”中，分别在第B、C列，第C、D列和第D、E列之间各插入1列，则新得到的列分别为第C、第E和第G列。在这三列的第一行分别输入 “条目级别”、“原著条目”、“中文条目”。
（9）在单元格“C2”中插入函数“=IF（B2=0,C1,B2）”。注意此处“=”、“（）”、“，”全部为半角符号。下文凡是插入函数时都是如此。
（10）复制单元格“C2”，将其粘贴到第C、第E和第G列全列。第9步和第10步通过函数计算，为前面第4步中单独占行的每个页码添上了对应的索引条目。
（11）剪切“索引3”的所有条目内容，粘贴至word文档，并将所得表格的第2、第4和第6列整列删除，然后将此表格剪切，粘贴到“索引3”中。这两步剪切与粘贴的目的是将单元格中的函数替换成了函数结果。
B、按页码顺序重排
经过前面的处理，现在索引条目与原著页码已经一一对应，应用excel软件是很容易将其按页码顺序重新排列的：
（1）在“索引3”中，对第A列的“条目顺序”进行重新顺序编号。
（2）将“索引3”中第E列内容复制后，在一个word文档中选择性粘贴为无格式文本。对所得文档进行如下操作：
（a）查找“～^#”替换为“～”，反复进行此操作直到电脑找不到对象为止：
（b）再做一项替换：查找“～”，替换内容空缺；
（c）所得内容转换成一单列的表格，将表格内容复制后粘贴到“索引3”的第F列，并将F1单元格中的内容改为“原著页码2”。
（3）在“索引3”中，以第一行为标题，按“原著页码2”升序排序。
2、中文页码的填写与条目合并
经过前面的处理，已将索引及其译文按原著页码顺序排列。待清样排定后，将条目在清样中的页码依次填人“索引3”中的第F列，并在单元格“F1”中输入“中文页码”。在查找中文页码的同时，可对正文与索引条目进行复核、统一。
由于前面在进行索引条目与页码一一对应处理中，新生成了许多重复的条目，需要对这些条目进行合并。可通过如下处理进行合并：
（1）以第一行为标题，按“条目顺序”升序排序。
（2）复制单元格“D1”粘贴到单元格“E1”。
（3）在单元格“E2”中插入函数“=IF（D2=D1,0,D2）”，复制单元格“E2”，粘贴到第E列全列。第2和第3步通过函数处理使所有重复的条目变为值“0”，而其相对应的中文页码则保留下来了。这是为下一步进行统一替换作准备。
（4）复制“索引3”第E和第F列所有条目的内容，在word文档选择性粘贴为无格式文本。
（5）在word文档中进行统一替换：查找内容为“^p0→”，替换为“、”（“→”表示制表符）。这一步是将条目的页码进行合并，并以“、”分隔开。
（6）全选word文档内容，执行“文本转换成表格”，其中“文字分隔位置”选“制表符”，得到一个表格。
（7）将所得表格复制，粘贴至“索引”中第D和第E列。
三、索引按中文习惯排序
到目前为止，已经得到一个有中文条目并标注了中文版页码的索引，只不过这个索引是按原著索引顺序排列的。剩下的工作就是对这些条目按中文习惯进行排序。
对于有多个层次的索引而言，排序的主要问题是要固定不同层次条目之间的隶属关系，以保障在次一级条目排序时不影响上一级条目的顺序，这样才能使索引逐级按序排列。这在excel表格中，可通过函数来定义这种隶属关系；而通过将函数替换为固定的函数值来固定这种隶属关系，这一替换可通过将excel表格的内容剪贴到word文档，再将word文档的内容剪贴回excel表格来实现。
下面以按汉语拼音排序为例，介绍如何对一个具有4个层次的索引的所有条目进行排序。由于第一级条目和最后一级条目具有特殊性，而所有中间层次的条目具有类似性，所以需要分别进行处理。
1、第一级条目的处理
（1）在“索引”中，在单元格“F2”中插入函数“=IF（B2=1,D2,F1）”。
（2）复制单元格“F2”，粘贴至第F列全列。
（3）在单元格“F1”中输入“一级条目”。
（4）将第F列剪切，在word文档中粘贴一次，将所得表格内容复制，并粘贴回“索引”中的第F列。
2，第二级条目的处理
（5）在“索引”中，在单元格“G2”中插入函数“=IF（B2>1,D2,0）”；复制单元格“G2”，粘贴至第G列全列。
（6）在“索引”中，在单元格“H2”中插入函数“=IF（B2=2,G2,H1）”；复制单元格“H2”，粘贴至第H列全列。
（7）在“索引”中，在单元格“12”中插入函数“=IF（G2=0,0,H2）”；复制单元格“12”，粘贴至第1列全列。
（8）剪切第1列内容在word文档中粘贴一次，将所得表格内容复制，并粘贴回“索引”中的第G列；在单元格“G1”中输入“二级条目”；删除第H列内容。
3、第三级条目的处理
下述4步是针对第三级条目按上述第5-8步所作的类似处理，如果原著索引层次超过4个，对除第一级和最末一级的条目外的所有其他级别的条目都可作类似处理：
（9）在“索引”中，在单元格“H2”中插入函数“=IF（B2>2,D2,0）”；复制单元格“H2”，粘贴至第H列全列。
（10）在“索引”中，在单元格“12”中插入函数“=IF（B2=3,H2,11）”；复制单元格“12”，粘贴至第1列全列。
（11）在“索引”中，在单元格“J2”中插入函数“=IF（H2=0,0,12）”；复制单元格“J2”，粘贴至第J列全列。
（12）剪切第J列内容在word文档中粘贴一次，将所得表格内容复制，并粘贴回“索引”中的第H列；在单元格：“H1”中输入“三级条目”：删除第1列内容。
4、最后一级条目的处理
（13）在“索引”中，在单元格“12”中插入函数“=IF（B2=4,D2,0）”；复制单元格“12”，粘贴至第1列全列。
（14）剪切第1列内容在word文档中粘贴一次，将所得表格内容复制，并粘贴回“索引”中的第1列。
5、逐级排序
（15）以第一行为标题行，按第1列升序排序。
（16）以第一行为标题行，以“一级条目”为“主要关键字”，以“二级条目”为“次要关键字”，以“三级条目”为“第三关键字”，对全表进行升序排序。
至此，已完成对中文索引的排序。可将“索引”表格中第B行至第E行内容复制到一个word文档，将所得表格第二列删除（或将第二行与第三行对调可做成中英文对照的索引），然后根据第一列中注明的级别进行格式调整即可。
用以上方法制作中文版索引有三个优点：一是索引条目基本全部使用英文版索引的条目，不需要译者或编辑选择关键词；二是所有条目的页码查找为顺序查找，相对容易操作；三是索引条目的排序基本实现电脑操作。缺点是索引条目的录入较费人力，不过现在市场上有扫描录入软件，可以借助软件解决这个问题，也可以向原出版公司直接购买索引的电子版文件。
